Vorlagen

Jede E-Mail-Benachrichtigung wird aus einer Vorlage und dem der Benachrichtigung zugewiesenen Textblock zusammengesetzt. Während für E-Mail-Benachrichtigungen eine Vorlage unabdingbar ist, kann sie bei der Ticketkommunikation über Facebook-Kanäle wahlweise eingesetzt werden.
Es besteht die Möglichkeit für jeden Kommunikationskanal (z.B. für jede E-Mail-Adresse oder jeden Facebook-Kanal, die Sie für Supportanfragen konfiguriert haben) die Vorlage individuell zu erstellen.

Wenn Sie beispielsweise mehrere Kanäle für unterschiedliche Marken oder Produkte eingerichtet haben, können Sie personalisierten Vorlagen dazu nutzen, sich Ihren Kunden gegenüber der Marke oder dem Produkt entsprechend zu präsentieren.

Definierte Vorlagen werden in der Vorlagenübersicht unter Benachrichtigungen >> Vorlagen (Branding) aufgelistet. Unter 'Übersetzungen' wird angezeigt, in welchen System-/Supportsprachen die Vorlagen angelegt wurden. Erläuterungen zu den weiteren aufgeführten Informationen finden Sie unter den Formularfeldern.

Themen dieses Artikels:
Standardvorlage
Branding - Vorlage hinzufügen, bearbeiten, löschen

Standardvorlage

Mit der SimpKo Kontoerstellung wird die Standardvorlage 'Default' mit dem bei der Registrierung angegebenen Firmennamen erstellt.

Diese Standardvorlage wird immer dann verwendet, wenn für einen Kommunikationskanal keine Vorlage definiert ist. Das bedeutet, falls Sie nur einen Kommunikationskanal eingerichtet haben oder im Falle mehrerer Kanäle immer dasselbe Branding (Firmenlogo, Signatur und Fußzeilentext) verwenden möchten, brauchen Sie nur diese Standardvorlage an Ihr Unternehmen anzupassen.
Die Standardvorlage kann nicht deaktiviert und nicht gelöscht werden.

Branding - Vorlage hinzufügen, bearbeiten, löschen

Eine Vorlage ist für jede E-Mail-Benachrichtigung sozusagen das Grundgerüst und sie ist auch Voraussetzung, dass E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrem Helpdesk aus gesendet werden können. Im Falle von Facebook-Kanälen ist die Verwendung einer Vorlage eine Option.
Gehen Sie zu Benachrichtigungen >> Vorlagen (Branding).

Vorlage hinzufügen, bearbeiten

• Vorlage hinzufügen: Auf "Neue Vorlage" klicken.

  Bestehende Vorlage bearbeiten: In die Zeile der zu bearbeitenden Vorlage oder auf das Bearbeitungssymbol () klicken.

• Zur Verfügung stehende Formularfelder:

  ID: Gewünschte ID (Bezeichnung) für die Vorlage eingeben. Die Vorlagen-ID ist nicht sprachabhängig, d.h. sie kann nicht in verschiedenen Sprachen eingegeben werden.
  Kanäle: Wählen Sie den oder die Kanäle aus für welche die Vorlage zur Anwendung kommen soll.

  Hinweis: Ein Kommunikationskanal kann immer nur einer Vorlage zugeordnet werden.

  Format: Wählen Sie aus, mit welchem Format die Benachrichtigungen, für die diese Vorlage verwendet wird, verschickt werden sollen. Das bedeutet das gewählte Format bestimmt das Erscheinungsbild des Inhaltes der Benachrichtigung, also der Textblöcke und der möglicherweise verwendeten Platzhalter.

  Hinweis: Facebook akzeptiert nur Nachrichten im Textformat, d.h. Vorlagen mit HTML-Format werden bei Verwendung für Facebook-Kanäle im Textformat gesendet.

  • HTML: Mit HTML als Nachrichtenformat können Nachrichtentexte formatiert werden und Bilder in der Nachricht angezeigt werden. Für die Formatierung steht Ihnen die Auszeichnungssprache Markdown zur Verfügung - lesen Sie im Artikel Markdown Näheres über die Syntax von Markdown und deren Anwendung im Speziellen.
  • Text: Mit dem Text-Format sind keine Formatierungen möglich und Bilder innerhalb der Nachricht werden nicht angezeigt. Möchten Sie im Text-Format Hyperlinks einfügen, geben Sie die komplette URL der Webseite ein, auf die verlinkt werden soll - z.B. https://simpko.io. Die meisten häufig verwendeten E-Mail-Clients wie Mozilla Thunderbird, Gmail, Outlook etc. erkennen die URLs in Nachrichten im Text-Format und erzeugen daraus anklickbare Links, sodass Ihre Empfänger mühelos auf die Webseite zugreifen können.

  Hinweis: Beachten Sie im Falle eines Wechsels vom HTML-Format zum Text-Format, dass bei in Textblöcken und Platzhaltern eventuell verwendete Formatierungen danach gewisse für die Formatierung mit Markdown verwendeten Symbole im Text-Format in ihrer tatsächlichen Bedeutung angezeigt werden. Zum Beispiel wird aus einem fett gedrucktem Wort im HTML-Format ein **fett** gedrucktes Wort im Text-Format.

  Aktiv: Damit eine Vorlage für Benachrichtigungen angewendet werden kann, muss sie aktiviert sein.

  Zum Personalisieren Ihrer E-Mails an Kunden:

  Personalisierungseinstellungen werden auf alle mittels der Vorlage gesendeten Benachrichtigungen an Kunden angewendet.

  Absendername: Der Absendername ist jener Name, der gemeinsam mit der E-Mail-Adresse den Empfängern Ihrer Benachrichtigungen angezeigt wird - z.B. Erika Mustermann <support-ihrefirma@simpko.io>.
  Sie können wählen zwischen:

  • 'Kein Absendername'
  • 'Anzeigename' - Es wird der Anzeigename aus dem Benutzerprofil angeführt. Ist kein Anzeigename im Profil eingetragen, wird kein Absendername angezeigt.
  • 'Name aus dem Benutzerprofil' - Es wird der Realname aus dem Benutzerprofil eingetragen - Vor- und Nachname, sofern beide vorhanden. Ist weder Vor- noch Nachname im Profil erfasst, wird kein Absendername angezeigt.
  • 'Anzeige- oder Benutzerprofilname' - Wenn der Anzeigename vorhanden ist, wird dieser als Absendername angezeigt, sonst der Realname aus dem Benutzerprofil.

  Hinweis: Bei Benachrichtigungen für Ticketantworten wird der Anzeige- und/oder Benutzerprofilname des antwortenden Agenten verwendet. Für alle anderen Benachrichtigungen an Ihre Kunden wird der Anzeige- und/oder Benutzerprofilname des dem Ticket zugewiesenen Agenten verwendet.

  Zusatz zum Absendernamen: Es ist möglich Zusatzinformationen zum Absendernamen anzugeben.
  Die Zusatzinformation wird nach dem Absendernamen angezeigt - z.B. Erika Mustermann via Ihr Helpdesk <support-ihrefirma@simpko.io> oder falls Sie keinen Absendernamen verwenden wird nur der Zusatztext angegeben - z.B. Ihr Helpdesk <support-ihrefirma@simpko.io>.

  No-Reply-Adresse: Wenn Sie nicht möchten, dass die Empfänger Ihrer Benachrichtigungen auf die E-Mail antworten können, aktivieren Sie die No-Reply-Adressse. Die No-Reply-Absenderadresse hat folgendes Format: <noreply@simpko.io>.

  Inhalt der Vorlage:

  Signatur: Geben Sie hier Ihre Firmen-Signatur ein. Die Signatur erscheint unterhalb des Logos.

  Hinweis: Eine Grußformel, die Sie Ihren Benachrichtigungen ev. hinzufügen möchten, können Sie im Textblock eingeben.

  Fußzeile: Die Fußzeile bietet die Möglichkeit weitere Informationen und Hinweise der Benachrichtigung hinzuzufügen.
  Logo hochladen: Es können Dateien im Bildformat .png oder .jpg hochgeladen werden. Die maximale Größe des Logos darf 100 Kb betragen. Bei Verwendung der Vorlage für einen Facebook-Kanal wird ein Logo nicht gesendet bzw. in Facebook nicht angezeigt.

• Nach Erstellung/Bearbeitung auf Speichern klicken.

• Im Falle von mehreren Sprach-Registerkarten: 'Signatur' und 'Fußzeile' von Vorlagen sind für jede Sprache einzugeben. Ein ev. hochgeladenes Logo und die Inhalte der weiteren Formularfelder 'ID', Kanäle', 'Format' und 'Aktiv' werden nur einmal pro Vorlage gespeichert.
  Informationen zur Verfügbarmachung von mehrsprachigen Benachrichtigungen finden Sie hier.

• Vorschau: Sobald die Vorlage gespeichert wurde, können Sie eine Vorschau einer Benachrichtigung mit einem Beispielinhalt eines Textblocks und der erstellten Vorlage in einer Desktop- oder Mobil-Version anzeigen, indem Sie auf das Aktualisierungssymbol () klicken. Um Änderungen an der Vorlage anzuzeigen, muss diese zuvor gespeichert und die Vorschaufunktion erneut aktualisiert werden.

Vorlage löschen

• Auf das Löschsymbol () der gewünschten Vorlage klicken und danach auf Ja, Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen.